プライバシーポリシー PRIVACY POLICY

個人情報保護方針

株式会社オフィススギモト（以下、「当社」という。）では、当社が保有する、すべての個人情報（お客様、お取引先関係者の個人情報及び特定個人情報など）保護について重要な資産である事を理解し、正しく扱うことが総合オフィス用品やノベルティ用品の販売事業等を営む社会的責務であると考えます。また、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

1. 当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
2. 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
3. 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
4. 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。

本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレット等に掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

制定日　2019年08月01日
最終改定日　2023年06月01日
株式会社オフィススギモト
代表取締役社長　杉本 二朗

個人情報の利用目的の公表

株式会社オフィススギモト（以下、「当社」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第１項及びJISQ15001:2017附属書A.3.4.2.4に基づき公表いたします。

個人情報の利用目的

当社は取得する個人情報を以下に示す目的で利用いたします。

1. お客様の個人情報

   • お客様の個人情報は、業務における商品の発送、関連するアフターサービス、新商品や新たなサービスのご案内などに利用します。
   • 当社が受託する各業務において遂行するために利用します。

2. お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報

   • 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
   • ご要望いただいた資料の送付などに利用します。

3. 採用応募者の個人情報

   • 採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。

4. 当社の従業者情報

   • 人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。

5. ご提供いただいた個人番号情報

   • 法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について

株式会社オフィススギモト（以下、「当社」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

1. 当社の名称及び住所、代表者の氏名

   名称：株式会社オフィススギモト
   住所：〒111-0053　
   東京都台東区浅草橋3-19-3
   代表者：代表取締役社長　杉本 二朗

2. 個人情報保護管理者

   役職名：商品部　部長
   連絡先：メールアドレス　
   info@office-ss.com

3. 保有個人データの利用目的

   1. お客様の個人情報

      • お客様の個人情報は、業務における商品の発送、関連するアフターサービス、新商品や新たなサービスのご案内などに利用します。
      • 当社が受託する各業務において遂行するために利用します。

   2. お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報

      • 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
      • ご要望いただいた資料の送付などに利用します。

   3. 採用応募者の個人情報

      • 採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。

   4. 当社の従業者情報

      • 人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。

   5. ご提供いただいた個人番号情報

      • 法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。

4. 保有個人データに関する苦情の申し出先

   保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

   〒111-0053　
   東京都台東区浅草橋3-19-3
   株式会社オフィススギモト　個人情報に関するお問い合わせ窓口
   メールアドレス：
   info@office-ss.com　
   ※特定電子メールはご遠慮ください

5. 当社の加入する認定個人情報保護団体について

   当社の所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先

   【認定個人情報保護団体の名称】
   一般財団法人日本情報経済社会推進協会
   
   【苦情の解決の申出先】
   個人情報保護苦情相談室
   〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
   TEL：03-5860-7565 / 0120-700-779　※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません

6. 開示等の手続きについて

   開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。
   請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。
   徴収方法に関しては、郵送料等として請求内容1件につき、郵便定額小為替にて500円を請求します。

7. 保有個人データ等の安全管理のために講じた措置

   当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。

   1. 組織的安全管理措置

      • 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
      • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
      • 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
      • 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

   2. 人的安全管理措置

      • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
      • 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

   3. 物理的安全管理措置、技術的安全措置

      • 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
      • 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
      • 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
      • サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
        また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
      • 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
        媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
        電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

   4. 外的環境の把握

      • 個人情報の取扱いを委託している事業者がある場合、個人情報の取扱いに関する契約やの締結や、約款、利用規約の内容を確認するなどで安全な取扱いを確認しています。